Pour améliorer vos chances de succès en tant que propriétaire d'une petite entreprise, il est souvent utile d'en savoir plus sur les entreprises liées ou l'industrie en général. La plupart des entreprises produisent des rapports annuels pour résumer leurs activités, présenter des informations financières et fournir des projections pour l'année à venir. Pour en obtenir une copie, consultez d'abord le site Web de l'entreprise pour voir si le rapport y est publié. Sinon, rédigez une courte lettre commerciale professionnelle pour demander poliment qu'une copie du rapport vous soit envoyée.
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Tapez votre nom au centre du haut de la page. Directement sous votre nom centré, tapez votre adresse postale. Tapez votre ville, état et code postal directement sous ces deux lignes.
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Espacez quatre lignes vers le bas et tapez la date, au ras de la marge de gauche. Espacez deux lignes supplémentaires et tapez le nom et le titre, le nom de l'entreprise et l'adresse postale de votre destinataire, en gardant toutes les lignes alignées à gauche. Ensuite, faites défiler vers le bas deux autres lignes et ajoutez votre salutation. Par exemple, écrivez:
M. John Smith, Président ABC Company 123 Main Street City, State 12345
Cher Mr Smith:
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Identifiez-vous dans le premier paragraphe. Décrivez brièvement votre entreprise et votre rôle dans celle-ci. Ensuite, indiquez votre objectif de rédaction: demander le rapport financier le plus récent de l'entreprise. Identifiez pourquoi vous voulez le rapport et soyez précis sur la manière dont vous prévoyez d'utiliser les informations. Le destinataire de votre lettre sera plus susceptible d'être réactif si vous essayez d'en savoir plus sur son entreprise en tant que représentant clé de l'industrie ou en tant que futur client ou investissement que si vous êtes en concurrence directe. Expliquez que vous souhaitez en savoir plus sur les résultats des nouveaux processus introduits par l'entreprise l'année dernière, par exemple, ou sur la manière dont votre entreprise pourrait tirer des leçons des stratégies d'investissement à long terme de son entreprise.
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Rédigez un court paragraphe de clôture contenant vos coordonnées. Spécifiez exactement où vous souhaitez envoyer le rapport. Si vous avez besoin du rapport à une heure précise, dites-le clairement, mais soyez poli et réaliste. Indiquez si vous avez besoin d'une version papier en couleur du rapport ou si une version électronique est acceptable. Incluez un numéro de téléphone ou une adresse e-mail où le représentant de l'entreprise peut vous contacter s'il a besoin d'informations supplémentaires pour répondre à votre demande.
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Terminez en remerciant le destinataire pour son temps et la prise en compte de votre demande. Utilisez une clôture d'entreprise standard telle que «Sincèrement» ou «Sincèrement vôtre», suivie de votre nom complet signé et tapé. Relisez attentivement votre lettre avant de l'envoyer.
