Les changements de processus et de procédures font partie intégrante de la refonte et de la réorganisation des tâches, des objectifs et des initiatives du lieu de travail. Il existe plusieurs exemples de la façon de communiquer un nouveau changement de processus sur le lieu de travail. Dans une petite entreprise, même de petits changements de procédure peuvent avoir un impact important sur l'efficacité et la productivité.
La capacité de communiquer les changements à tous les employés est peut-être plus importante que les changements réels de procédure et de processus. Communiquer correctement les changements de processus aidera à garder tous les employés sur la même longueur d'onde tout en atteignant les nouveaux objectifs et initiatives de l'entreprise.
Présentez les détails
Identifiez le changement de processus réel, l'impact attendu du changement et la raison pour laquelle vous initiez le changement. Créez une vision pour aider les employés à s'intéresser et à s'engager dans les changements en cours. Par exemple, lors de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel, vous voudrez identifier le moment où le changement aura lieu et les avantages de l'utilisation du nouveau programme pour l'entreprise, tels que des coûts réduits. Mettez en évidence les avantages reçus par les employés, tels que la facilité d'utilisation, pour aider à encourager les employés dans le changement.
Identifier ce qui doit changer
Tenez compte de l'impact du changement et de la nécessité d'inclure des fournisseurs et des clients extérieurs dans le processus de communication. Laisser quelqu'un hors du processus de communication lié à un changement de procédure sur le lieu de travail peut nuire aux relations et à la productivité. Dans le cas de l'introduction d'un nouveau logiciel, vous devez informer tous les employés du changement et envisager de renseigner les fournisseurs sur toutes les étapes nécessaires liées à l'utilisation du nouveau programme à leur avantage, telles que le suivi des commandes ou des ventes.
Choisir une méthode de communication
Choisissez une communication de masse peu coûteuse, comme le courrier électronique, pour de petits changements de processus qui nécessitent peu d'explications et laissent peu de place à la confusion. Communiquez de manière plus intime les changements de procédure majeurs, tels que ceux liés au traitement des plaintes des clients. Les options pour communiquer les changements majeurs comprennent l'organisation de séances d'information et la tenue de réunions d'équipe ou de service.
Dans le cas de l'introduction d'un nouveau logiciel, la communication du changement avec les départements ou les employés en petits groupes vous permettra d'adapter la discussion pour expliquer comment l'adoption d'un nouveau logiciel affecte et profite à chaque groupe.
Répondre à toutes les préoccupations
Répondez aux questions sur le changement au besoin et indiquez clairement qu'aider les employés et toutes les parties intéressées à faire la transition vers le nouveau processus est une priorité absolue. Rendre la formation disponible si nécessaire. Par exemple, lors de la transition vers un nouveau logiciel, envisagez de former un groupe restreint d'employés pour aider à servir de formateurs ou de mentors. Cela fournira aux employés une attention personnalisée dans un environnement favorable.
