Le recouvrement des comptes clients d'une entreprise est une tâche de routine jusqu'à ce qu'un compte cesse de payer. Les entreprises annulent de petits soldes lorsque le temps et l'argent dépensés pour recouvrer le montant dû dépassent l'avantage réalisé en recouvrant le solde intégral. La politique et la procédure d'une entreprise pour une radiation de petit solde devraient être claires, et l'entreprise devrait revoir et mettre à jour la politique et la procédure afin que les deux continuent de répondre aux besoins de l'entreprise.
Définition de la politique
La politique de radiation d'un petit solde précise la procédure que les collecteurs doivent suivre. La politique décrit le montant maximal que les employés peuvent radier comme un petit solde, les efforts que les employés doivent faire pour recouvrer le solde et la procédure technique pour documenter et débiter la radiation. La politique spécifie également les titres de poste des employés qui ont la responsabilité de mettre en œuvre la politique et décrit le processus de vérification de la conformité à la politique.
Identifier le compte
La première étape de la procédure consiste à identifier les soldes de petits comptes qu'un examinateur envisage de radier. Les collecteurs exécutent une requête mensuelle qui génère un rapport sur les comptes en souffrance dont les soldes sont égaux ou inférieurs au montant que la stratégie définit comme un petit solde.
Approbation de la radiation
Un examinateur analyse ensuite l'historique de recouvrement de chaque compte à petit solde pour valider que le personnel a fait les efforts que la politique spécifie pour recouvrer chaque dette. Par exemple, si la politique oblige le personnel à poster trois avis et à passer deux appels téléphoniques à une partie responsable, l'examinateur examine un journal ou un dossier papier pour vérifier que le collecteur a envoyé les avis requis et a passé les appels téléphoniques requis. Si le compte répond aux critères, le réviseur approuve la radiation et crée un document d'ajustement qui enregistre le montant de la radiation, la date à laquelle le réviseur a recommandé la radiation et la raison de la radiation.
Effectuer des débits et des crédits
La dernière étape de la procédure de radiation des petits soldes consiste à effectuer les débits et crédits appropriés dans le système comptable. Dans le mois suivant l'approbation par le réviseur du compte pour radiation, la société crédite le compte et débite la dépense sur un code de débit administratif. À des fins comptables, la société traite le débit comme elle le fait pour les autres indemnités administratives, telles que les coûts refusés et les dépassements de coûts. Un coût refusé est une dépense qu'un auditeur détermine n'était pas admissible en vertu d'un contrat ou d'une politique ; un dépassement de coût est une dépense qui dépasse le budget. Pour chacun de ces débits, une copie électronique du document d'ajustement sert de support à l'écriture de débit.
Recouvrement des retards de paiement
Parfois, un titulaire de compte paie le solde après que l'entreprise a radié la dette. Lorsqu'un titulaire de compte en souffrance effectue un paiement, l'entreprise traite le paiement comme s'il avait été effectué sur un compte courant. Le personnel comptable dépose le paiement et prépare une pièce justificative de journal qui annule la radiation. La société inclut un processus de contrepassation de la radiation dans le cadre de sa procédure de radiation de petit solde.
Examen et audit
Les entreprises examinent périodiquement les politiques et procédures comptables telles que la procédure de radiation pour s'assurer que la procédure répond aux besoins de l'entreprise. Si, par exemple, un examen montre que de nombreux débiteurs finissent par payer des soldes qui se situent à ou près de la limite de radiation, la société peut abaisser la limite pour réduire le nombre d'annulations de radiation. De même, les entreprises vérifient régulièrement leurs procédures de radiation pour s'assurer que les collecteurs suivent la politique et qu'il n'y a aucune preuve de fraude dans les radiations approuvées.
