Une opération d'entrepôt peut être une aide précieuse pour accélérer les livraisons et contrôler les coûts pour une petite entreprise, ou elle peut se transformer en un casse-tête constant. Le secret pour exécuter une opération efficace est de configurer correctement le stockage et le contrôle des stocks. La première étape consiste à configurer l'inventaire de l'entrepôt d'une manière logique qui facilite le suivi, la recherche et l'extraction des marchandises.
Tout aussi important, une petite entreprise doit mettre à jour périodiquement la configuration de l'inventaire et effectuer un inventaire physique annuel précis. C'est beaucoup de travail, mais le gain est la réduction des coûts d'inventaire et l'amélioration du service client grâce à la distribution en temps opportun des stocks aux magasins et aux clients.
Configuration de l'entrepôt pour faciliter l'assemblage des commandes
Le but de tout schéma d'organisation dans un entrepôt est de permettre aux travailleurs de localiser et de retirer les marchandises aussi facilement que possible pour les expédier aux clients ou les transférer vers les points de vente. Parce que les entreprises sont si diverses, il n'y a pas une seule bonne façon de configurer l'inventaire des entrepôts. Au contraire, vous souhaitez suivre les principes généraux d'une bonne organisation lors de la mise en place d'un plan d'entrepôt.
Placez les marchandises en grand volume à proximité de la zone d'expédition et de réception. Faites de même avec les objets lourds. Cela réduit le temps et les efforts moyens nécessaires pour assembler une commande. Regroupez les éléments similaires.
Par exemple, placez tous les téléviseurs dans la même partie de l'entrepôt. Organisez les bacs et les étagères en tenant compte de ces considérations, plutôt que de simplement les aligner contre les murs.
Étiqueter les boîtes et créer une carte
Étiquetez les boîtes avec vos numéros de contrôle des stocks. Vous pouvez également prendre des photographies numériques de chaque article et les afficher là où le produit est stocké. Enfin, créez une carte indiquant l'emplacement de chaque catégorie de marchandises dans l'entrepôt.
Mise à jour de la configuration de l'entrepôt
L'organisation des stocks dans un entrepôt doit être mise à jour au moins une fois par an pour maintenir un fonctionnement et un contrôle des stocks efficaces. Votre entreprise ajoutera de nouvelles gammes de produits et en abandonnera d'autres au cours d'une année. Lorsque cela se produit, il existe une tendance naturelle à empiler de nouveaux produits partout où vous pouvez trouver de l'espace. Lors d'un examen de l'aménagement de l'entrepôt, vous pouvez déplacer le stock afin que tout soit situé de manière pratique.
Mettez à jour les étiquettes sur les étagères et faites de même pour les photos numériques si vous les utilisez. Apportez des corrections à la carte de votre entrepôt. Un bon moment pour effectuer cet examen est pendant les jours et les semaines juste après l'inventaire physique annuel, car pendant le processus de réalisation de l'inventaire, vos employés ont déjà supprimé l'encombrement et le stock obsolète. Il est tout simplement plus facile de réorganiser les étagères et les bacs pour le moment.
Préparation de l'inventaire d'entrepôt
Les entreprises effectuent des inventaires physiques selon un calendrier mensuel, trimestriel ou annuel. L'inventaire est une fonction comptable essentielle. La clé d'un inventaire physique précis et perturbant le moins possible les opérations normales est la préparation. Commencez par commander des étiquettes de comptage, des feuilles de comptage et tout autre matériel dont vous avez besoin.
Avant la date d'inventaire, affectez des employés à chaque section de l'entrepôt. Ils doivent étiqueter et mettre de côté les stocks endommagés et périmés. Comptez toutes les marchandises qui ne seront pas utilisées avant l'inventaire et attachez des étiquettes de comptage. Étiquetez le stock compté afin que les travailleurs ne le tirent pas pour les commandes.
À l'approche de la date de l'inventaire physique, rencontrez les employés qui feront le comptage et affectez des équipes de deux personnes à des sections spécifiques de l'entrepôt. Désignez un employé pour prendre en charge l'émission des étiquettes de comptage et des feuilles de comptage. Les balises de comptage doivent être numérotées afin que les balises perdues ou endommagées puissent être suivies.
Effectuer l'inventaire physique de l'entrepôt
Suspendez les opérations normales d'expédition et de réception pendant que l'inventaire est en cours. Demandez aux employés de séparer toutes les expéditions reçues jusqu'à ce que l'inventaire physique soit terminé. Chaque équipe d'inventaire doit être composée d'une personne qui effectue le comptage tandis que la seconde enregistre les informations sur les feuilles de comptage. Les feuilles de comptage remplies et les étiquettes inutilisées sont remises au commis à l'inventaire par chaque équipe au fur et à mesure qu'elles terminent.
Les superviseurs devraient enquêter sur tout décompte inhabituel ou toute divergence. De plus, il est utile d'effectuer des comptages ponctuels pour vérifier que les équipes d'inventaire ont effectué des comptages précis et complets.
