La raison pour laquelle vous présentez un séminaire - son objectif - a un impact sur les frais de participation, ce qui affecte à son tour le coût de mise en place du séminaire. Un séminaire destiné à présenter vos services peut être gratuit et avoir des dépenses minimes de votre côté. En revanche, un séminaire conçu pour aider les gens à créer de la richesse, au prix de plusieurs centaines de dollars, entraînera des attentes beaucoup plus élevées de la part des participants. Ils peuvent s'attendre à des guides, des DVD, des rafraîchissements haut de gamme et peut-être même du temps en tête-à-tête avec le présentateur. Dans ce cas, vos coûts pour organiser le séminaire seront beaucoup plus élevés.
Emplacement de l'installation
Les coûts des installations vont de rien si vous utilisez un espace public tel qu'une salle de réunion dans une bibliothèque, à plutôt cher si vous utilisez un espace de réunion ou une salle de bal dans un hôtel. Pour déterminer la taille d'une installation requise, projetez le nombre de participants attendus. Un grand nombre de participants aura évidemment besoin d'un espace plus grand, ce qui influera sur vos coûts. Vous devrez également déterminer le prix de l'installation, par exemple par événement ou par pied carré d'espace utilisé, pour déterminer votre coût.
Nourriture et boisson
Une autre chose à considérer lors de la prise en compte de vos coûts est de savoir si un service de restauration est requis pour les pauses. Certains établissements n'autorisent aucune consommation de nourriture ou de boisson sur place, votre coût de la nourriture et des boissons sera donc nul. D'autres, comme les hôtels, vous obligent à utiliser leur service de restauration et ne vous permettent pas d'apporter vos propres aliments et boissons, vous devrez donc payer leurs tarifs. Manipuler vous-même la nourriture et les boissons peut aller d'options bon marché telles que la mise en bouteille d'eau et de collations vous-même à des options plus coûteuses comme l'embauche d'un traiteur. Un séminaire en ligne n'a aucun coût d'installation et peut s'étendre à n'importe quel nombre de participants. Dans tous les cas, vous devrez calculer le coût du service de restauration, le cas échéant, pour déterminer votre dépense totale.
Documents à distribuer
Des documents tels que des guides, des DVD et d'autres matériels coûtent tous de l'argent à concevoir, à développer, à fabriquer ou à acheter. Ces coûts peuvent varier assez largement selon l'article. Par exemple, une copie papier d'une présentation de diapositives informatisée coûte très peu par rapport à un cahier relié en cuir. Multipliez le nombre de participants attendus par le coût de la copie du matériel. Si le séminaire est en ligne, le matériel est téléchargeable, ce qui ne coûte rien. Cependant, vous avez toujours des frais de développement pour créer les matériaux.
Équipement requis
Un petit séminaire avec 20 à 30 participants peut ne nécessiter que des chaises et un écran pour la projection d'une présentation. Un grand séminaire avec 100 participants ou plus nécessite un système de sonorisation, des haut-parleurs, un microphone et un rétroprojecteur. Si vous prévoyez de présenter régulièrement les séminaires, il peut être judicieux d'acheter ou de louer votre propre équipement. Dans tous les cas, le coût de la location doit être inclus dans la dépense globale du séminaire.
Voyage et temps
Les séminaires dans des villes autres que la vôtre ont un double coût : les frais de voyage, de billet d'avion, de location de voiture et d'hôtel, et votre temps de déplacement. La durée du voyage jouera un grand rôle dans vos frais de voyage globaux. Par exemple, un vol pour un séminaire dans une ville située à une heure de route coûtera généralement moins cher qu'un vol pour une ville située à travers le pays. Vos besoins d'hébergement influenceront également vos coûts. Si vous pouvez effectuer tous vos déplacements en une journée, sans nuitée, vous économiserez évidemment sur les frais d'hôtel. Lorsque vous calculez le coût du séminaire, incluez toutes les dépenses liées au voyage, y compris les billets d'avion, la location de voiture, l'essence, le taxi et l'hébergement.
Stratégies marketing
Faire passer le mot aux participants potentiels au séminaire signifie que vous dépenserez de l'argent en publicité et en marketing, ce qui signifie que vous devez inclure ces dépenses dans votre coût global. Ces coûts peuvent être minimes si vous envoyez simplement des e-mails aux participants potentiels ou si vous mettez à jour vos réseaux sociaux et vos sites de réseautage professionnel. Ou bien, ils pourraient atteindre des milliers de dollars si vous faites de la publicité dans le journal, achetez du temps à la radio ou à la télévision ou envoyez des dépliants sur les événements.
