Une petite entreprise peut gérer bon nombre de ses tâches inhabituelles en tant que projets. Ce travail de projet accomplit une variété d'objectifs commerciaux, y compris la mise en place d'une nouvelle ligne de production et la mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité. Lorsqu'une entreprise s'appuie sur des projets pour atteindre des objectifs critiques, sa compétence dans la gestion du travail lié aux projets influence le succès de l'entreprise. À son tour, l'efficacité de l'entreprise dans la gestion des projets dépend de sa capacité à mener à bien les principaux événements livrables – les jalons – du projet. Par conséquent, la surveillance et le contrôle, qui identifient les problèmes et initient des actions correctives, constituent un processus de gestion de projet essentiel. Le contrôle des jalons est une activité de contrôle clé.
Ce qui doit être complété
Le contrôle des jalons implique la division d'un projet en réalisations discrètes, points de décision et jalons, et le suivi de l'achèvement de chacun de ces événements pour s'assurer que les performances du projet respectent un calendrier de projet. Un chef de projet crée un calendrier principal composé des événements du projet et des dates d'achèvement prévues associées. La direction du projet étend ensuite le calendrier principal pour créer un calendrier détaillé de tous les jalons, réalisations, points de décision et les activités de travail connexes. Ce calendrier détaillé comprend également les dates de début associées, la durée et les activités suivantes et précédentes pour toutes les activités de travail. Le calendrier détaillé approuvé devient la base de référence pour l'achèvement de toutes les activités du projet.
Ce qui a été terminé
Au fur et à mesure de l'avancement d'un projet, chaque équipe de projet enregistre l'avancement de son travail et ses réalisations - y compris les jalons franchis - pour les comparer au calendrier du projet. Le chef de projet détermine le statut d'un projet en comparant les données de performance réelles pour les activités de projet planifiées au plan détaillé. Les jalons du projet sont d'un intérêt particulier en raison de l'impact négatif potentiel sur le projet de l'omission de terminer l'un de ces événements spéciaux comme prévu.
Quand le travail est-il terminé
L'avancement du travail documenté et les événements terminés servent d'entrée au calcul de tout écart entre le travail du projet terminé et les achèvements prévus. Le chef de projet s'appuie sur les seuils de variance pour signaler les différences significatives entre le statut réel des événements du projet et le statut planifié des événements à ce moment-là. La différence entre les dates d'achèvement des activités prévues et le statut de travail réel des événements est une indication du changement possible du risque du projet - positif ou négatif - qui peut résulter des écarts. En particulier, le fait de ne pas terminer les jalons dans les délais peut diminuer la probabilité qu'un projet soit achevé à temps ou dans les limites du budget.
Quand les travaux seront-ils terminés
Lors des revues du calendrier du projet, l'équipe du projet signale les écarts importants dans le calendrier du projet, en se concentrant sur les jalons planifiés. L'équipe examine les activités de travail liées aux jalons incomplets pour identifier les raisons pour lesquelles le rendement réel est supérieur ou inférieur au rendement prévu. Le chef de projet examine ensuite les travaux, les écarts de calendrier et leurs causes possibles, ainsi que l'effet probable des écarts sur le coût et le calendrier du projet. Des actions correctives sont alors proposées et le chef de projet crée un nouveau devis de travaux et un planning de projet révisé.
