Les petites entreprises ont la possibilité d'utiliser la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. Ceux qui utilisent la comptabilité de caisse n'enregistrent les transactions que lorsque la trésorerie change de mains. Par conséquent, lorsque les employés ont des salaires impayés à la fin de la période, aucune écriture comptable n'est effectuée tant que le paiement n'est pas effectué. Les entreprises qui utilisent la comptabilité d'exercice doivent ajuster les charges salariales et les comptes de passif pour refléter tous les salaires et dépenses de l'employeur jusqu'à la fin de la période.
Paie accumulée
Le but de la méthode de comptabilité d'exercice est de faire correspondre les revenus et les dépenses dans les périodes où ils surviennent, quel que soit le moment où l'argent change de mains. À la fin de chaque mois, trimestre ou année, les employeurs sont susceptibles d'avoir des jours où les employés ont travaillé mais n'ont pas été payés. Ces dépenses salariales doivent être ajustées pour les inclure dans la période en cours, même si elles ne seront payées qu'à la période suivante. La plupart des petites entreprises n'effectuent cette comptabilité d'exercice qu'à la fin de l'année pour amener les états financiers aux normes de comptabilité d'exercice.
Salaires à payer et retenues à la source
La première partie de la comptabilité d'exercice consiste à ajuster les salaires bruts des employés et les retenues connexes. Cette écriture peut être enregistrée de plusieurs manières, mais la plus simple est de débiter le compte de charges salariales et de créditer le compte de charges à payer. Par exemple, si les salaires bruts impayés au 31 décembre sont de 1 200 $, vous débiteriez les salaires et créditeriez les charges à payer pour ce montant. Une partie de cette responsabilité - le salaire net - est envers l'employé et d'autres - les retenues - envers le gouvernement, mais aux fins de la comptabilité d'exercice, vous n'avez pas besoin de séparer cela.
Dépenses de l'employeur
Les dépenses liées à la masse salariale de l'employeur liées aux salaires impayés doivent également être enregistrées. Cela comprend les taxes FICA pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie, les taxes fédérales sur le chômage et l'indemnisation des travailleurs. L'entrée consiste à débiter le compte de charges salariales et à créditer le compte de charges à payer. Si le compte de salaire est distinct des comptes de charges fiscales, enregistrez le débit dans le compte de charges approprié.
Entrée inversée
L'entrée de régularisation doit être annulée dans la période où les salaires sont effectivement payés afin de ne pas les compter deux fois. De nombreux programmes de comptabilité informatisés vous permettront d'annuler automatiquement l'écriture de régularisation d'origine, ce qui empêche le comptable d'oublier de le faire manuellement. La reprise annule l'impact sur le compte de résultat des salaires de la période payée, car ils étaient déjà comptabilisés dans la période précédente. Les écritures comptables régulières qui se produisent lorsque la masse salariale est payée incluront alors uniquement l'impact des salaires gagnés au cours de la nouvelle période, et tous les passifs envers les organismes gouvernementaux seront enregistrés dans les comptes de passif appropriés. Après l'annulation, le compte de charges à payer doit être nul.
