Certaines entreprises choisissent de devenir certifiées par l'Organisation internationale de normalisation. L'organisation établit des normes pour les pratiques commerciales mondiales communes et s'efforce d'améliorer la qualité et l'efficacité. L'une des exigences du maintien de la certification ISO est d'adhérer à des formats de documentation spécifiques, pour le système de communication interne d'une entreprise, les manuels de qualité et de procédures et les enregistrements. La documentation ISO 9000 pour la politique et les procédures d'une entreprise tente de standardiser ces types d'initiatives parmi les petites, moyennes et grandes entreprises.
Certification ISO
Toute entreprise qui souhaite devenir certifiée ISO doit mettre en œuvre un système qualité conforme aux normes ISO, selon ISO.org. Une partie du processus de certification implique des audits internes et indépendants du système de l'entreprise. Les organisations peuvent choisir de faire appel à des agences tierces spécialisées dans les audits de certification ISO ou de demander à des clients de réaliser les audits. Quelle que soit la source des audits externes, les normes de certification ISO exigent que les entreprises effectuent des autocontrôles réguliers pour s'assurer que le système qualité tient ses promesses.
Objectifs de qualité
La certification ISO oblige les entreprises à documenter leurs objectifs et politiques de qualité globale. Les objectifs de qualité d'une entreprise doivent démontrer la volonté de l'organisation de répondre aux demandes de service de ses clients. L'objectif global indiquera généralement que l'entreprise dispose d'un système qualité établi, avec des procédures opérationnelles standard qui garantissent un niveau de qualité minimum est atteint pour ses produits et services. Cette section de la documentation d'une entreprise consiste généralement en un résumé de la façon dont l'organisation réagit aux problèmes de qualité potentiels.
Manuel qualité
Les entreprises qui souhaitent se conformer aux normes de certification ISO doivent se doter d'un manuel qualité. L'objectif principal du manuel est de détailler comment l'entreprise atteindra des seuils de qualité spécifiques. Dans le cadre de la certification ISO, les entreprises ne doivent pas nécessairement suivre un format de manuel qualité spécifique. Les manuels qualité devront généralement inclure certaines sections et certains sujets. Les manuels doivent définir les politiques et procédures qui seront abordées et mises en œuvre, les principaux objectifs des politiques et qui sera responsable de s'assurer que les employés les respectent.
Procédures
Les normes ISO imposent aux organisations de documenter leurs procédures pour des types spécifiques d'activités commerciales. Les activités qui nécessitent des procédures détaillées comprennent le contrôle des documents et des enregistrements, les audits internes, le contrôle des produits défectueux, les actions correctives et les actions préventives. Les normes ISO offrent une certaine flexibilité dans la manière dont les différentes organisations peuvent documenter ces types de politiques. Par exemple, une petite entreprise peut établir une seule procédure documentée pour le contrôle des documents et des enregistrements. Une organisation plus grande peut avoir une procédure distincte pour chaque type d'enregistrement.
Instructions
En plus de fournir de la documentation sur les procédures, les entreprises doivent également détailler comment les employés exécutent certaines tâches. Par exemple, les organisations de fabrication auront généralement des guides de procédure pour chaque étape ou fonction du processus d'assemblage. Un développeur de logiciel peut documenter comment l'entreprise teste ses programmes avant une mise sur le marché. Le développeur devra documenter chaque étape du processus de test et quelles mesures il a en place pour corriger les défauts.
