Les procédures d'achat sous ISO 9001 garantissent que les matériaux achetés répondent aux exigences de l'acheteur et des clients finaux. Les entreprises appliquent ISO 9001 à leurs achats afin de minimiser les problèmes avec leurs produits et services. En appliquant les principes ISO 9001 à leur programme d'achat, les petites entreprises peuvent réduire le gaspillage et améliorer le service client. Lorsqu'ils sont appliqués de manière cohérente, les achats selon les normes ISO 9001 devraient se traduire par une amélioration continue des opérations de l'entreprise.
Organisation
La première étape de tout processus d'assurance qualité consiste à utiliser l'organigramme de l'entreprise pour attribuer des tâches et des responsabilités via des descriptions de poste. ISO 9001 oblige spécifiquement les entreprises à nommer une personne responsable de l'assurance qualité qui a un cheminement de rapport direct avec un haut dirigeant de l'entreprise. Cet employé est responsable des questions de qualité et coordonne les autres fonctions où elles ont un impact sur la qualité. Les procédures d'achat précisent qui est responsable des spécifications techniques, des autorisations de coûts, de l'émission des bons de commande et de la vérification du matériel reçu.
Documentation
Les procédures d'achat nécessitent une documentation garantissant que le matériel acheté correspond aux spécifications techniques et au coût budgété. Les procédures spécifient généralement que le bon de commande renvoie aux parties pertinentes de la spécification technique et exigent que l'acheteur vérifie les estimations actuelles avant de passer une commande, en s'assurant que les montants respectent le budget. Les procédures d'achat conformes à la norme ISO 9001 précisent également que l'entreprise ne peut acheter qu'auprès de fournisseurs qualifiés pour les articles figurant sur le bon de commande.
Qualification des fournisseurs
Pour acheter uniquement auprès de fournisseurs qualifiés, ISO 9001 spécifie que les entreprises maintiennent des listes de fournisseurs approuvés pour chaque produit qu'elles achètent régulièrement. L'entreprise doit auditer ces fournisseurs pour la conformité aux normes d'assurance qualité. Pour les commandes spéciales, l'entreprise doit identifier les fournisseurs potentiels et les auditer pour savoir s'ils sont éligibles.
Pour auditer un fournisseur, une entreprise peut s'appuyer sur une certification tierce attestant qu'un fournisseur respecte les normes de qualité requises. Dans ce cas, l'audit consiste à vérifier la certification. Pour les fournisseurs non certifiés, une entreprise peut exiger que le fournisseur soit certifié. La société peut également mener son propre audit pour déterminer si un fournisseur adhère aux normes de qualité requises. Les procédures d'achat doivent préciser qui est responsable de la tenue d'une liste de fournisseurs qualifiés et comment les fournisseurs peuvent se qualifier.
Inspection des matériaux
Une fois que l'entreprise reçoit le matériel qu'elle a acheté, elle doit vérifier que la fourniture est conforme au bon de commande. Les procédures d'achat précisent qui est responsable de la vérification et les tâches à accomplir. En règle générale, les procédures d'achat conformes à la norme ISO 9001 nécessitent une vérification que le matériel correspond aux spécifications techniques, telles que référencées dans le bon de commande.
Articles non conformes
Parfois, même des fournisseurs qualifiés expédient le mauvais matériel ou le matériel défectueux. L'inspection des matériaux identifie ces problèmes et émet des rapports correspondants. Sous ISO 9001, ces rapports répertorient les éléments non conformes et détaillent ce qui ne va pas avec eux. L'entreprise informe le fournisseur. Le fournisseur doit régler le problème, souvent en remplaçant le matériel ou, si le défaut n'est pas important, en apportant des modifications mineures. Les procédures d'achat détaillent comment les problèmes d'articles non conformes doivent être résolus.
Action corrective
Lorsqu'une entreprise émet un rapport d'article non conforme, le rapport peut spécifier les mesures correctives que le fournisseur doit prendre, ou il peut laisser au fournisseur le soin de prendre des mesures pour corriger le problème. Les procédures d'achat doivent préciser quand le fournisseur doit prendre des mesures correctives spécifiques - par exemple, pour remplacer le matériel en cas de défauts graves. Dans d'autres cas, les procédures d'achat peuvent spécifier une évaluation de l'action corrective du fournisseur - comme effectuer à nouveau la vérification du matériel entrant - pour voir si l'action du fournisseur a abouti à un matériau acceptable.
Amélioration continue
La raison de la mise en œuvre des normes de qualité ISO9001 est d'améliorer les opérations de l'entreprise en ce qui concerne la qualité de sortie et la satisfaction du client. Pour les procédures d'achat, assurer la qualité des intrants matériels contribue à cet objectif. Ces améliorations nécessitent une rétroaction continue sur les lacunes afin de résoudre les problèmes de procédures et de vérification. Les rapports sur les éléments non conformes doivent aboutir non seulement à une solution aux déficiences matérielles, mais également à une correction des pratiques ayant conduit au défaut.
Les fournisseurs qualifiés selon la norme ISO 9001 doivent disposer d'un tel retour d'information. Ils doivent également être en mesure de démontrer comment ils modifient leurs pratiques pour corriger les problèmes avec le matériel fourni. Les procédures d'achat doivent spécifier un tel processus dans le cadre du processus de qualification. La boucle de rétroaction de l'amélioration continue est une exigence de la norme ISO 9001.
