La comptabilité est l'enregistrement des transactions financières. Le but de la comptabilité est de créer un registre des transactions financières qui peut être résumé pour diverses utilisations. Les systèmes de comptabilité vont des plus basiques, tels que le registre des chèques utilisé pour enregistrer les chèques et les dépôts, aux systèmes complexes de grands livres et de journaux utilisés par les grandes entreprises. Une petite entreprise conçoit son système de comptabilité en fonction de ses besoins, tels que les exigences fiscales et les investissements. Le type d'entreprise détermine également la conception du système. Par exemple, les registres comptables d'une entreprise de vente au détail incluent les transactions d'inventaire, tandis qu'une entreprise manufacturière peut enregistrer des transactions d'achat d'actifs et d'amortissement.
Tenue de livre compte
La tenue de livres est une composante de la comptabilité, la discipline qui interprète et analyse l'enregistrement des transactions financières pour générer des rapports. Les types de transactions financières comprennent les ventes, les revenus gagnés, le paiement des impôts, les intérêts gagnés, la masse salariale et autres dépenses opérationnelles, les prêts et les investissements. Les entreprises affichent souvent les écritures comptables sous des formes appelées états financiers. Les déclarations se concentrent sur des aspects spécifiques des activités financières d'une entreprise, tels que les flux de trésorerie, les actifs ou les revenus gagnés et les dépenses connexes. Certaines petites entreprises utilisent des registres et des journaux papier pour enregistrer les transactions financières, tandis que d'autres utilisent des systèmes informatiques ou une combinaison des deux. Les logiciels de tenue de livres et de comptabilité simplifient la tenue de livres, permettant aux petites entreprises disposant de peu de personnel ou de ressources de créer et de maintenir des systèmes de tenue de livres complets. Le logiciel permet le calcul automatique, la catégorisation, les ajustements et la récupération d'informations sous différentes formes. Les entreprises peuvent également personnaliser le logiciel de comptabilité avec les taux d'imposition et d'autres informations qui affectent les transactions financières. Un propriétaire de petite entreprise peut effectuer la comptabilité de l'entreprise ou le travail peut être effectué par un membre du personnel. Certaines entreprises font appel à des services comptables professionnels pour gérer la tenue de livres. Peu importe la forme ou la technologie utilisée, vous choisissez les paramètres de votre système de comptabilité pour répondre à vos besoins.
Période comptable
La période comptable que vous choisissez pour votre entreprise fait partie de votre système de comptabilité et est utilisée pour ouvrir et fermer vos livres financiers. Votre période comptable affecte tous les aspects des finances de votre entreprise, y compris les impôts et l’analyse de vos antécédents financiers. Certaines entreprises utilisent l'année civile : du 1er janvier au 31 décembre. D'autres utilisent l'année fiscale, qui est une période comptable qui se termine le dernier jour de n'importe quel mois, à l'exception de décembre. Par exemple, l'exercice du gouvernement américain s'étend du 1er septembre au 31 août. Une entreprise qui vend des produits saisonniers peut choisir un exercice qui reflète le plus favorablement les revenus et les dépenses. L'Internal Revenue Service exige l'utilisation de périodes comptables spécifiques pour certains types de sociétés, telles que les partenariats et les sociétés.
Méthodes de tenue de livres
Les entreprises choisissent parmi deux types de systèmes de comptabilité, bien que certaines entreprises utilisent une combinaison des deux. Le système à entrée unique nécessite l'enregistrement d'une entrée pour chaque activité ou transaction financière. La saisie unique est un système de base qu'une entreprise peut utiliser pour enregistrer les encaissements quotidiens ou générer un rapport quotidien ou hebdomadaire des flux de trésorerie. La comptabilité en partie double ou en partie double nécessite une double entrée pour chaque transaction financière. Le système à double entrée prévoit des freins et contrepoids en exigeant une écriture de crédit correspondante pour chaque écriture de débit. La double entrée n'est pas basée sur des espèces. Les transactions sont saisies lorsqu'une dette est contractée ou qu'un revenu est gagné.
Méthodes comptables
La méthode de comptabilité de caisse enregistre les transactions financières lorsque le paiement est effectué ou reçu. La comptabilité de caisse comptabilise les revenus ou les revenus de la période comptable au cours de laquelle ils sont reçus et les dépenses de la période au cours de laquelle ils sont payés. La comptabilité de caisse stricte enregistre les flux de trésorerie exactement au moment où ils se produisent, tandis que les flux de trésorerie modifiés utilisent des éléments de la méthode de la comptabilité d'exercice. La méthode de la comptabilité d'exercice, qui est privilégiée selon les principes comptables généralement reconnus, enregistre les revenus dans la période comptable au cours de laquelle ils sont gagnés et enregistre les dépenses dans la période encourue. La comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice nécessitent l'utilisation d'états financiers spécifiques qui fournissent le formulaire pour les écritures comptables à une ou deux entrées.
Publication et documentation
Les transactions financières sont enregistrées dans les grands livres en utilisant les informations des reçus et d'autres documents. Les grands livres résument les transactions enregistrées. Les logiciels de comptabilité incluent généralement des registres personnalisables. Certaines entreprises publient quotidiennement des transactions financières, tandis que d'autres publient par lots ou envoient les informations pour publication par un service comptable. L'affichage régulier aide à générer des états financiers ou des rapports actuels. La documentation des transactions financières, qui est un élément important du système de comptabilité de votre entreprise, nécessite la tenue de fichiers de reçus et d'autres documents. La durée de conservation des documents dépend de la politique de votre entreprise et des exigences légales ou fiscales.
Plan comptable
Vous créez un système de comptabilité plus complet lorsque vous incluez des comptes pour chaque domaine de transactions financières. Les comptes regroupent les transactions financières qui sont catégorisées ou classées de manière similaire. Votre plan comptable répertorie tous les comptes, par nom et numéro unique, dans lesquels votre entreprise enregistre les transactions financières. Le plan comptable comprend généralement des comptes de bilan et des comptes de compte de résultat, selon AccountingCoach.com. Les comptes de bilan sont les actifs, les passifs et les capitaux propres ou les capitaux propres. Les comptes de l'état des résultats comprennent les produits d'exploitation et hors exploitation, les dépenses, les gains et les pertes. Votre entreprise peut avoir besoin de comptes pour des clients, des services ou des produits spécifiques. Votre petite entreprise peut préférer n'utiliser que quelques comptes. Un comptable peut aider votre entreprise à déterminer les comptes nécessaires et à créer votre plan comptable.
