Des réunions de proposition efficaces peuvent devenir les pierres angulaires du succès commercial à long terme. Les réunions les plus réussies clarifient les détails, répondent aux questions, résolvent les préoccupations en suspens et font avancer les propositions. Pour bien faire les choses, il faut combiner le bon mélange d'informations, d'expertise et de panache pour créer une expérience efficace et positive à la fois pour le présentateur et les participants.
Commencez avec une proposition solide
Une réunion de proposition efficace commence par une proposition de vente solide. Assurez-vous que votre proposition est non seulement claire et bien rédigée, mais qu'elle répond également parfaitement aux objectifs et aux buts du client. Une proposition est généralement un document de vente de six à huit pages. Abordez pleinement le problème, le problème ou le poste, définissez pourquoi vous êtes le plus qualifié et pourquoi votre approche est supérieure à la concurrence, et détaillez comment vous prévoyez de mener à bien votre mission. Si votre proposition échoue dans l'un de ces domaines, vous risquez de perdre votre audience bien avant d'aborder le sujet de la tarification, qui se situe généralement vers la fin. Faites vos devoirs, examinez les faits et les chiffres et assurez-vous de bien connaître les besoins de vos clients, même s'il s'agit d'un rappel sur une proposition déjà soumise.
Rester simple
Des aides visuelles simples telles que des graphiques, des diapositives et des graphiques peuvent faire une impression durable sur votre public et augmenter l'efficacité de toute réunion de proposition. L'utilisation cohérente de la couleur, des polices et des illustrations pertinentes sont des éléments essentiels d'une présentation de diapositives efficace. Des diapositives simples basées sur des images ou des diapositives contenant des phrases de 10 mots ou moins peuvent aider votre public à mieux saisir les informations que vous présentez. Pour rester simple et augmenter l'efficacité des aides visuelles, le site Web Mind Tools recommande d'utiliser des diapositives ou d'autres aides visuelles qui ne prennent au spectateur que trois secondes au maximum pour traiter mentalement.
C'est en forgeant qu'on devient forgeron
Gardez la partie présentation de la réunion de proposition courte et précise. Ayez un agenda auquel vous vous tenez et restez sur le sujet Tenir des séances d'entraînement pour corriger tout problème de flux ou de tempo de la présentation est particulièrement important si vous êtes du genre nerveux ou s'il s'agit de votre première réunion de proposition. Décidez à l'avance de la manière de gérer les interruptions telles que les questions des participants pendant le corps de la présentation de la proposition. Si vous avez un partenaire, vous pouvez, par exemple, demander à votre partenaire d'enregistrer ses questions sur un tableau de notes «parking». Si vous dirigez la réunion seul, informez les participants que vous répondrez aux questions après la présentation et demandez aux participants d'écrire toutes les questions qu'ils pourraient avoir au fur et à mesure que la réunion progresse.
Adressez-vous à l'éléphant
Il est toujours possible qu’une réunion de proposition ne se déroule pas comme prévu, quel que soit le degré de rédaction et de précision de votre proposition et quel que soit votre niveau de pratique. Les participants peuvent poser des questions difficiles ou même critiquer votre proposition. Vous constaterez peut-être que malgré tous vos efforts, les participants ne sont pas engageants. Si quelque chose ne va pas ou ne vous semble pas tout à fait normal, dites-le plutôt que d'essayer de continuer, ce qui ne fera qu'empirer les choses. Identifiez et adressez-vous aux éléphants dans la salle de réunion. Si on vous pose des questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre, dites-le et faites-le savoir au public que vous obtiendrez une réponse et fournissez un délai pour revenir à l'interlocuteur. Gardez une attitude calme et professionnelle, mais affrontez les critiques et les défis de front.
