En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez trouver un équilibre entre la nécessité de maintenir des contrôles internes adéquats et des contraintes budgétaires. Bien qu'un système de contrôle interne efficace soit essentiel pour vous assurer d'atteindre vos objectifs commerciaux à long terme, les implications financières de certains contrôles rendent leur inclusion dans votre système peu judicieuse. Évaluez les coûts de mise en œuvre des contrôles internes par rapport à leurs avantages directs et indirects potentiels lors de la création et de la mise en œuvre d'un système de contrôle interne pour les petites entreprises.
Implications directes des coûts
Les implications financières les plus évidentes se concentrent sur la manière dont les contrôles internes peuvent affecter votre budget annuel. Les coûts directs, tels que l'embauche d'employés supplémentaires pour parvenir à une séparation adéquate des tâches ou l'automatisation des systèmes d'entreprise pour accroître la sécurité de l'information, sont parfois trop chers à gérer pour votre budget. En conséquence, les propriétaires de petites entreprises doivent souvent substituer des contrôles moins coûteux et moins efficaces et prendre des mesures pour accroître leur efficacité. Par exemple, vous pouvez effectuer des audits internes surprises et créer des procédures claires et spécifiques de sécurité et de stockage des informations.
Incidences sur les coûts indirects
Les coûts indirects associés à la mise en œuvre des contrôles internes peuvent affecter l'efficacité des opérations et la productivité. Par exemple, les contrôles manuels de gestion de la trésorerie, y compris la vérification des transactions, l'autorisation de paiement et les procédures de rapprochement des comptes, peuvent tellement diminuer l'efficacité que vos employés trouvent des solutions de contournement pour déjouer les contrôles manuels. Pour ces raisons, il est important d'inclure les implications des coûts indirects dans le choix de la conception et de la mise en œuvre d'un système de contrôle interne.
Types de contrôles
Faites la distinction entre les contrôles préventifs et de détection et tenez compte de leurs implications financières respectives au moment de décider comment allouer des ressources financières limitées. Bien que les deux types soient importants, les contrôles préventifs sont des mesures proactives qui ont pour fonction de dissuader la fraude, le gaspillage et l'abus des ressources de l'entreprise. Dans la plupart des cas, les contrôles préventifs ont moins de complications négatives et sont plus rentables que les contrôles de détection réactifs. Par exemple, un système d'inventaire électronique perpétuel qui rapproche les stocks en temps réel est plus efficace pour dissuader les employés de voler qu'un système d'inventaire manuel qui inclut un inventaire physique mensuel.
Implications directes et indirectes des coûts
Dans certains cas, les implications financières directes donnent à penser que la mise en œuvre de certains contrôles internes n’est pas possible. Vous devez également tenir compte des coûts indirects potentiels associés au non-respect ou à la mise en œuvre de contrôles moins efficaces. Après avoir effectué une analyse coûts-avantages approfondie, vous vous demandez peut-être si vous pouvez vous permettre de ne pas mettre en place de solides contrôles internes. Lorsqu'il s'agit de concevoir et de mettre en œuvre des contrôles internes solides, les implications financières du non-respect des réglementations fédérales et étatiques, ou le coût de réparation d'une réputation endommagée, font souvent de l'investissement dans des contrôles préventifs une option bien meilleure.
