Un nouveau propriétaire d'entreprise jongle avec de nombreuses tâches, y compris la maintenance des documents et des rapports. Les propriétaires doivent créer un système de classement dès le début pour capturer les données correctes et conserver les registres appropriés.
Documents de création d'entreprise
Lorsque vous démarrez une entreprise, vous devrez remplir plusieurs documents, notamment:
Statuts constitutifs ou organisation : Chaque entreprise doit s'inscrire dans l'État où elle opère. Le secrétaire d'État enregistre généralement les entreprises.
Si vous vous enregistrez en tant que société, l'entreprise dépose des statuts constitutifs. Une société à responsabilité limitée (LLC) dépose les statuts de l'organisation. La paperasse comprend les premiers procès-verbaux, la désignation des dirigeants et les certificats d'actionnaire. D'autres entités commerciales ont des exigences différentes.
Numéro d'identification de l'employeur IRS : Un propriétaire d'entreprise obtient un numéro de taxe professionnelle appelé numéro d'identification d'employeur (EIN). Ce numéro sépare les finances personnelles et professionnelles et vous permet d'ouvrir des comptes bancaires, des cartes de crédit et d'autres comptes financiers au nom de votre entreprise.
Demandez un EIN en ligne sur le site Web de l'IRS ou remplissez le formulaire SS-4 et envoyez-le par télécopieur ou par courrier. L'IRS envoie le formulaire CP 575 avec l'EIN. Conservez ce formulaire avec les registres de l'entreprise.
Numéro de taxe de l'État et permis: Chaque État et chaque secteur d'activité ont des exigences différentes en matière de numéros d'identification fiscale d'État, d'enregistrement fiscal de franchise et de permis. Rendez-vous sur le site Web de la commission fiscale de franchise de votre État ou du bureau du contrôleur pour voir ce qui est requis dans votre État.
Enregistrer correctement votre entreprise est la première étape de la création d'une entreprise. Assurez-vous de couvrir toutes les exigences de l'état, du gouvernement fédéral et du comté.
Rapport financier annuel
Le rapport annuel d'une entreprise détaille la santé financière d'une entreprise. Il se compose généralement de trois documents: le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie.
- Releve de revenue: Le compte de résultat examine le résultat global d'une entreprise. Un état des résultats de base prend les revenus et soustrait les dépenses pour montrer un bénéfice net ou une perte. Les rapports peuvent entrer plus en détail en soustrayant le coût des marchandises du chiffre d'affaires global pour générer des bénéfices bruts. De là, les autres dépenses de vente, de marketing et d'exploitation sont soustraites pour obtenir des bénéfices nets.
- Bilan: Comptes d'actifs et de passifs. Cela peut ressembler à un grand livre avec des actifs à gauche et des passifs à droite. Comme son nom l'indique, l'actif et le passif doivent s'équilibrer.
- État des flux de trésorerie: Tient compte de tout l'argent entrant dans l'entreprise. Décompose les entrées en catégories telles que les opérations, l'investissement et le financement. La déclaration permet aux entreprises d'évaluer la croissance future et la capacité de payer les dettes.
Ces documents sont interdépendants et utilisent le même ensemble de données, les extrapolant de différentes manières pour illustrer la santé financière de l'entreprise. Une grande partie de ces informations est également utilisée pour les déclarations de revenus et les relations avec les investisseurs.
Conformité et réglementation
Différents types d'entreprises et d'industries ont des exigences administratives différentes. Les entreprises avec des employés doivent conserver les données de paie et les formulaires de vérification d'identification fiscale, tels que les W-9.
Les formulaires qui reflètent la conformité à la formation sur les informations de sécurité et à la formation sur la diversité doivent être signés par les employés et conservés dans les dossiers des ressources humaines.
Votre conseiller en paie, ainsi que votre bureau local d'administration des petites entreprises, peuvent vous aider à déterminer les documents requis pour votre secteur et votre état.
