Lorsqu'une personne quitte son emploi et qu'une autre prend sa place, il est utile de mettre en place des directives de transfert d'emploi pour faciliter la transition professionnelle. Idéalement, le travailleur qui part devrait avoir le temps de discuter des nouvelles directives d'emploi de l'employé entrant et de lui donner des conseils pour faciliter la transition. Si cette période n'est pas possible, une documentation écrite doit être en place pour faciliter la période de transition.
Description de l'emploi
L'employé qui part doit créer une description de poste qui détaille les activités spécifiques dont elle est responsable sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et annuelle. Cette description de poste peut différer de celle utilisée par les ressources humaines. Cette description de poste peut également inclure une liste de compétences spécifiques requises pour effectuer des tâches spécifiques. Dans le cadre du processus de rédaction d'une description de poste, le travailleur partant doit inclure une liste des fichiers clés et leur emplacement, ainsi qu'une notation sur la façon d'accéder aux fichiers. La description de poste devrait également inclure tous les événements annuels que la personne supervise.
Historique du projet
L'employé partant doit prendre des notes sur tous les projets en cours qui font partie de sa description de poste. Les notes concernant l'historique du projet, le financement, les problèmes et les résolutions, ainsi que les objectifs du projet, doivent faire partie de cette documentation, ainsi que tous les fichiers pertinents au projet. Il est également judicieux d'inclure les noms des collègues qui participent également au projet, leurs coordonnées et une brève description de leurs rôles dans le projet.
Informations utiles
Les directives de transfert de poste devraient inclure une liste des personnes à qui s'adresser pour obtenir des informations. Une liste du personnel de supervision, ainsi que des travailleurs sous la supervision de l'employé qui quitte, donne au nouvel employé une aide visuelle pour aider à garder les noms des nouvelles personnes et leurs rôles dans le bureau. Les nouvelles directives d'emploi devraient également inclure des informations sur le lieu de ramassage des fournitures de bureau et sur la façon d'utiliser les machines de bureau, les téléphones et autres équipements qui font partie de la fonction quotidienne du travail.
Observation au travail
Si possible, les directives devraient demander à la nouvelle employée d'observer l'employée qui quitte son travail pendant un certain temps. Cela donne à la nouvelle personne l'occasion de rencontrer des collègues et d'avoir une idée du fonctionnement du bureau. Au cours de la dernière phase de l'observation au travail, les deux personnes devraient inverser les rôles. Le nouvel employé devrait assumer le poste, et la personne qui partait devrait simplement servir de conseiller et répondre à toutes les questions restantes de la nouvelle personne.
