Traiter une paie toutes les semaines ou toutes les deux semaines prend du temps. Si vous dirigez une petite entreprise, il n'est peut-être pas possible de créer un service spécial pour gérer les tâches de paie. La conclusion d'un accord de paie avec une entreprise de services de paie est une alternative à explorer. L'externalisation des tâches de paie peut vous faire économiser de l'argent et libérer votre temps pour des activités plus productives.
La description
Un accord de paie est l'accord contractuel par lequel une entreprise accorde à une entreprise de services de paie le pouvoir de traiter la paie des employés, de payer les chèques de paie et de verser les taxes sur la masse salariale. Certains accords de paie incluent des fonctionnalités optionnelles qui vous aident à adapter l'arrangement à vos besoins. Par exemple, un service de paie peut offrir le dépôt direct des chèques de paie des employés et la vérification des numéros de sécurité sociale. Si vous avez des besoins spécifiques, vous pourrez peut-être souscrire une assurance médicale supplémentaire pour les employés, des indemnités d'accident du travail ou des comptes d'épargne-santé.
Responsabilités
L'accord de paie énonce les responsabilités de l'employeur et du fournisseur de services de paie. Aux termes d'un accord de paie typique, vous, en tant qu'employeur, envoyez à l'entreprise de services de paie des informations sur les heures travaillées, les changements dans les taux de paie et les montants gagnés selon un horaire régulier. Vous devez également déposer des fonds suffisants dans des comptes dédiés pour couvrir votre masse salariale et verser les retenues sur la masse salariale et autoriser la société de services de paie à effectuer des paiements à partir de ces comptes en votre nom. Les sociétés de services de paie calculent les montants des chèques de paie, établissent les chèques et transmettent les charges sociales aux agences gouvernementales fédérales, étatiques et locales appropriées.
Avantages
Pour de nombreuses petites entreprises, le coût d'un accord de paie est moins cher que de faire la paie en interne. En plus des économies de coûts, l'externalisation de votre paie peut réduire les erreurs et garantir que les chèques de paie sont traités et émis à temps. Les sociétés de services de paie peuvent se permettre d'employer des fiscalistes et de maintenir des ressources dédiées qui pourraient être trop coûteuses pour une petite entreprise ; vous n'aurez pas à suivre les changements fréquents des règles et procédures fiscales. De nombreux services de paie paieront des pénalités résultant de toute erreur qu'ils commettent. Cependant, votre entreprise est toujours légalement responsable de tous les salaires et impôts dus.
Choisir un service de paie
Évaluez soigneusement un service de paie avant de signer un accord. Découvrez comment les coûts sont calculés. En règle générale, vous payez en fonction du nombre d'employés, mais il peut y avoir des frais supplémentaires. Obtenez des références d'autres entreprises. Recherchez un service de paie réputé pour son bon service à la clientèle, ses délais de livraison et sa précision. Demandez combien de temps à l'avance vous devez fournir des informations sur le salaire et les heures. Vous souhaiterez un système convivial pour «appeler» les informations. Demandez un essai ou un essai gratuit avant d'engager votre entreprise dans un contrat. Enfin, lisez attentivement le contrat et assurez-vous de bien comprendre vos droits et responsabilités en vertu de l'accord de paie.
