Les réunions sont parfois considérées comme un mal nécessaire au sein d'une entreprise. Une bonne réunion est informative et engageante, mais une mauvaise réunion se prolonge indéfiniment sans lumière apparente au bout du tunnel. Pour organiser une réunion réussie qui attire et retient l'attention, donnez le bon ton dès le début.
Présentez les joueurs
C'est toujours une bonne idée de faire des présentations au début d'une réunion. Bien que les participants puissent se connaître, cela renforce l'objectif de la réunion pour énoncer la perspective commerciale que chaque personne apporte à la table.
Si les participants ne se sont pas rencontrés avant la réunion, les présentations sont particulièrement importantes. Permettez à chacun de se présenter et de faire une brève déclaration sur l'intérêt qu'il représente. Si la mission du groupe est de réfléchir, de terminer un projet ou de résoudre un problème, commencez la réunion avec des brise-glace pour engager la dynamique de groupe avant de s'attaquer à la tâche. De simples casse-tête, des jeux de noms ou des activités qui testent les capacités de pensée critique stimuleront la conversation et dynamiseront le cerveau.
Énoncer l'ordre du jour
En plus de savoir qui est dans la salle, les participants à la réunion veulent savoir ce qui sera discuté, pourquoi c'est important et combien de temps cela va prendre. Un agenda répond à ces questions. Un ordre du jour imprimé permet aux participants à la réunion de suivre le déroulement de la réunion et de prendre des notes si nécessaire. L'ordre du jour sert également de guide pour l'animateur, surtout si le sujet s'égare. L'affichage d'une estimation du temps devant chaque point de l'ordre du jour aide à maintenir le bon déroulement de la réunion et à la terminer à temps.
Qu'ils mangent du gâteau
Si une réunion devrait durer un certain temps, commencez-la par de la nourriture et des rafraîchissements légers. Ce n'est pas seulement une bonne étiquette de réunion pour nourrir les participants, cela aide à garder les gens concentrés sur les discussions de la réunion au lieu de grogner l'estomac. Les réunions tôt le matin devraient toujours avoir du café disponible pour les amateurs de caféine. Choisissez des rafraîchissements légers qui garderont votre cerveau concentré, comme de l'eau, des boissons gazeuses et des amuse-gueules légers. Invitez les participants à arriver tôt pour socialiser autour d'un rafraîchissement avant de passer aux choses sérieuses.
Conseils
Assurez-vous que la réunion commence à l'heure indiquée. Les employés doivent ajuster les horaires pour tenir compte de la présence aux réunions. Retarder le début d'une réunion peut paraître irrespectueux pour ceux qui arrivent à l'heure. Vous voulez que la réunion commence sur une note positive, de sorte que le bon ton soit donné dès le début.
Passez en revue tous les points ouverts d'une réunion précédente avant de commencer sur l'ordre du jour actuel. Faites le suivi des tâches qui ont été assignées afin que les employés puissent rendre compte des résultats.
Demandez aux participants à la réunion de faire taire les téléphones portables pour minimiser les perturbations.
