Sauf indication contraire, les versions de Microsoft Excel 2003 et antérieures génèrent toujours des fichiers XLS. Les fichiers sont plutôt volumineux, ce qui peut être corrigé plus facilement en ouvrant un fichier XLS dans Microsoft 2007 ou plus récent et en enregistrant le fichier au format XLSX. Si vous ne disposez pas d'une nouvelle version d'Excel avec laquelle travailler, n'importe quel ordinateur Windows peut créer un fichier zip compressé.
Fichiers XLS
Les fichiers XLS sont associés à Microsoft Excel. À partir d'Excel 2007, les fichiers Excel reçoivent l'extension XLSX par défaut, tandis que les anciennes versions attribuent toujours l'extension XLS. Les versions plus récentes de Microsoft Excel liront et afficheront toujours un fichier XLS, et les utilisateurs peuvent créer un fichier XLS en sélectionnant « Enregistrer sous », puis « Excel 97-2003 » comme format.
Compression
Les fichiers XLS peuvent être assez volumineux, en particulier s'ils contiennent des graphiques ou des images. En conséquence, il devient difficile d'envoyer le fichier par e-mail à une autre personne et cela prendra beaucoup d'espace sur votre disque dur. La compression réduit la taille du fichier sans sacrifier aucune des données ou son formatage.
Fichiers Zip
Un format de fichiers compressés est le fichier zip. La plupart des types de fichiers, y compris XLS, peuvent être facilement transformés en fichier zip compressé sur un ordinateur Windows. Pour créer une version zip de votre fichier XLS, localisez-le sur votre disque dur et cliquez avec le bouton droit sur l'icône du fichier. Passez votre souris sur l'option "Envoyer vers" et choisissez "Dossier compressé (zippé)". Lorsque vous souhaitez ouvrir le fichier zip, vous devez double-cliquer sur le dossier pour récupérer le fichier zip stocké dans. De même, une personne à qui vous transmettez un fichier zip doit ouvrir le dossier pour décompresser le fichier.
Considération
Les fichiers XLSX sont naturellement compressés. Par exemple, un fichier XLS de 16,5 Ko sera réduit à un peu plus de 8 Ko s'il est enregistré au format XLSX. Si vous disposez d'une ancienne version d'Excel et que vous souhaitez enregistrer des fichiers au format XLSX, téléchargez un pack de compatibilité gratuit sur le site Web de Microsoft (microsoft.com/download) afin de pouvoir compresser les fichiers dans Excel. Une fois que vous avez le pack de compatibilité, vous pouvez enregistrer les fichiers au format XLSX à partir du menu "Enregistrer sous" dans votre document.
