Les assistants personnels, également appelés assistants administratifs, soutiennent leurs patrons en les gardant organisés, ponctuels et efficaces. Les tâches spécifiques varient selon le patron, mais comprennent généralement la communication avec les autres au nom du patron; tenir à jour le calendrier des rendez-vous et effectuer les voyages et autres réservations; préparer les ordres du jour des réunions, les documents financiers et les présentations; gérer et contrôler les budgets et superviser les secrétaires. Des indicateurs clés de performance sont basés sur ces fonctions.
Les communications
Les indicateurs de rendement pour la fonction de communication mesureraient la rapidité et l'exactitude avec lesquelles l'assistante personnelle traite la correspondance et les courriels, ainsi que l'efficacité avec laquelle elle communique en personne. Un exemple pourrait être de savoir si elle traite la correspondance quotidiennement et si elle rédige la correspondance de routine, tout en expédiant avec précision la correspondance urgente, confidentielle et importante au personnel approprié selon les besoins. D'autres indicateurs incluent un manque d'erreurs grammaticales ou de style et la vitesse à laquelle elle répond aux e-mails.
Rendez-vous et réservations
Les indicateurs de performance pour des tâches telles que la tenue du calendrier du patron et la prise de réservations mesurent l'exactitude et la fluidité du flux. Ils peuvent indiquer si l'assistant a accordé suffisamment de temps pour chaque réunion ou projet. D'autres exemples sont de savoir s'il fournit une copie imprimée de l'emploi du temps de la semaine au patron chaque lundi matin à 8h30 du matin ou s'il confirme tous les rendez-vous par e-mail.
Ordres du jour et documents
Un exemple d'indicateur de la façon dont un assistant prépare les documents et les ordres du jour pourrait être si les points de l'ordre du jour sont sollicités auprès des parties concernées et l'ordre du jour préparé et distribué la veille de la réunion. Un autre exemple serait de savoir si elle prépare des documents budgétaires tels que des demandes d'achat et des expéditions dans un laps de temps spécifié, par exemple 48 heures.
Gestion et suivi du budget
Les indicateurs de la façon dont un assistant gère le budget peuvent être de savoir s'il surveille les rapports sur l'état du budget chaque mois et communique les informations financières aux gestionnaires pour s'assurer que l'entreprise respecte le budget. D'autres indicateurs sont de savoir s'il élabore des budgets précis, réalistes, opportuns et fiscalement sains et les rapproche, en soumettant des mises à jour au patron chaque mois.
Personnel de supervision
Les indicateurs de la façon dont l'adjointe supervise les secrétaires sous sa direction pourraient être dans quelle mesure elle anticipe les besoins en personnel et planifie le personnel pour s'adapter aux périodes de pointe ou si elle fournit une rétroaction cohérente sur le rendement. La question de savoir si elle offre une formation pour améliorer leurs performances est un autre indicateur possible.
