Savoir où votre entreprise dépense de l'argent vous permet de mieux contrôler son avenir. La comptabilité des centres de coûts identifie comment les domaines de l'entreprise qui ne génèrent pas de bénéfices mais sont nécessaires pour soutenir ceux qui ajoutent à vos coûts d'exploitation. Cet outil de gestion considère ces activités de soutien comme des centres de dépenses ou de coûts. Vous l'utilisez pour établir des budgets, suivre des projets spéciaux, contrôler les dépenses et évaluer les performances des managers.
Allocation budgétaire
La budgétisation par centre de coûts vous permet d'analyser les dépenses là où elles se produisent. Les départements, les projets, les comptes clients et les équipements représentent des centres de coûts typiques. Leurs budgets comprennent les dollars de fonctionnement prévus par catégorie ou par poste, et une partie allouée des frais généraux, tels que le téléphone et les services publics. Chaque budget de centre de coûts est associé à un numéro de compte. Dans ce compte, des sous-centres de coûts supplémentaires peuvent être établis, chacun avec un code ou un numéro de poste, pour suivre les aspects clés du fonctionnement de ce centre de coûts. Par exemple, les ressources humaines peuvent avoir des centres de coûts pour le recrutement, la formation et les primes. Si le budget des RH est affecté au centre de coûts 5540, alors 5540-010, 5540-020 et 5540-030 pourraient représenter les postes de recrutement, de formation et de primes du budget, respectivement.
Surveiller les projets non budgétisés
Des opportunités peuvent se présenter pour lesquelles aucun budget n'a été établi. Par exemple, vous pouvez décider d'exposer dans un salon professionnel ou d'étendre votre présence sur le Web à une plate-forme mobile. En attribuant un centre de coûts à une telle nouvelle entreprise, vous pouvez créer un budget spécial pour celle-ci, puis garder un œil sur ce que vous dépensez. Les dépenses suivies de cette manière vous donnent des informations sur la prise de décision tout au long de la vie du projet et servent de base à la budgétisation future de projets similaires.
Contrôle des dépenses
La comptabilité des centres de coûts simplifie les comparaisons entre les objectifs budgétaires et les dépenses réelles. Les montants des factures payées sont facturés sur le compte approprié et publiés dans des rapports qui vous montrent les dépenses mensuelles par rapport au budget mensuel alloué ainsi que les totaux cumulatifs de l'année. Les dépassements peuvent signaler la nécessité de repenser la viabilité d'un projet, une planification inexacte ou une mauvaise gestion. Les écarts mensuels peuvent également indiquer que la saisonnalité doit être prise en compte lors de la préparation du prochain budget pour une meilleure trésorerie. Par exemple, un budget de recrutement de 12 000 $ étalé sur 12 mois donne aux ressources humaines 1 000 $ par mois à dépenser. Cependant, l'examen des dépenses de votre centre de coûts peut indiquer que le ministère a besoin de la moitié de son budget annuel pendant les mois d'été pour embaucher des stagiaires et des travailleurs saisonniers temporaires.
Mesure de la performance
Les rapports budgétaires mensuels vous donnent également, ainsi qu'à vos responsables de centres de coûts, l'opportunité de discuter des implications stratégiques des écarts importants et de planifier des mesures correctives lors des évaluations de performance. La comptabilité des centres de coûts les tient responsables des dépenses sous leur contrôle direct. Également appelé « comptabilité de responsabilité », cet aspect de la comptabilité des centres de coûts affecte les évaluations de performances qui utilisent la gestion du budget comme critère. Les augmentations de salaire au mérite et les primes peuvent être liées au respect du budget du centre de coûts.
