Lorsqu'il s'agit d'équilibrer les coûts administratifs et le besoin de livraisons rapides et cohérentes de biens ou de services, les bons de commande généraux offrent un avantage bienvenu au propriétaire d'une petite entreprise. S'il est correctement exécuté, un bon de commande global permet à l'acheteur et au vendeur d'économiser beaucoup de temps et d'argent.
Commodité
Bien que les mécanismes d'achat d'une couverture puissent varier, la théorie qui les sous-tend est toujours la même. L'objectif est de créer un bon de commande permanent avec des termes et conditions prédéterminés qui permettra de gagner du temps administratif pour les acheteurs et les vendeurs qui souhaitent faire un volume d'affaires étendu ensemble sur une période de temps et dans certaines limites. Les principaux éléments sont une période d'exécution et un certain type de limitation de la quantité ou des montants en dollars dépensés.
Commandes de matériel et d'approvisionnement
Un type courant de commande ouverte définit des éléments de campagne pré-négociés pour des articles ou des fournitures spécifiques consommés fréquemment. Par exemple, si une entreprise achète plusieurs serviettes en papier et sacs à ordures à la même entreprise tout au long de l'année, un bon de commande avec deux articles est préétabli à un prix unitaire convenu pour chaque article, et avec une limite sur le nombre d'unités pouvant être achetés ou des dollars peuvent être dépensés pour chaque élément de campagne dans un délai d'un an. Lorsque des marchandises sont nécessaires, le fournisseur n'a qu'à livrer; l'acheteur reçoit les unités et paie à la réception. Le contrat est généralement négocié pour se terminer lorsque les éléments de campagne, les valeurs en dollars ou les délais ont été atteints.
Commandes de service
Des commandes d'achat globales peuvent également être créées pour les services rendus. Si une maintenance ou des réparations fréquentes sont nécessaires, par exemple, des prix préétablis peuvent être négociés pour chaque type de service, un peu comme un bon de commande global pour des matériaux ou des fournitures. Le paiement est effectué sur approbation de la signature d'un employé autorisé au lieu d'achat pour confirmer que les services ont été rendus complets comme indiqué dans l'accord général.
Ordonnances de limitation de responsabilité
Un autre type de bon de commande général peut être exécuté en fonction d'un délai et d'une limite de responsabilité spécifiques en dollars, mais sans articles détaillés. Ces types d'accords sont utiles lors de la réservation d'un budget limité pour des services de conseil pour un projet spécifique dans un délai donné.
Par exemple, si le budget total d'un projet de rédaction de rapport était de 10 000 USD, l'acheteur créerait un bon de commande d'une seule ligne avec une quantité de 10 000 unités à 1 USD par unité pour un total de 10 000 USD à exécuter en un an. période. La quantité représenterait les valeurs en dollars à dépenser pour diverses parties de la rédaction du rapport, telles que définies ultérieurement au cours de l'année, convenues par les deux parties et ensuite livrées par incréments de 1 $. Si le premier rapport était défini, rédigé et livré avec un coût convenu de 2 000 $, l'acheteur recevrait une quantité de 2 000 unités à 1 $ l'unité pour un total de 2 000 $ payable au consultant. La valeur restante sur le bon de commande serait alors de 8 000 $. Les rapports ultérieurs seraient définis, rédigés, livrés et payés de la même manière jusqu'à ce que le budget total de 10 000 $ soit consommé à partir du bon de commande.
