Choses à faire au travail lorsque le système est en panne

Les dirigeants de petites entreprises savent que le temps, c'est de l'argent. Lorsque votre entreprise s'appuie sur la technologie pour la plupart de ses besoins commerciaux, une défaillance imprévue des systèmes peut être problématique. Mais ce n'est pas parce que le système qui fait fonctionner les choses dans votre bureau est en panne que la productivité de votre entreprise doit également baisser. Les responsables de petites entreprises doivent utiliser le temps pour s'attaquer aux tâches que vous avez évitées ou pour effectuer des ajustements de dernière minute afin de répondre aux exigences obligatoires pendant que votre personnel a des temps d'arrêt.

Organisation

Les Américains perdent presque une semaine de travail complète chaque année à la recherche d'articles de bureau perdus ou égarés. Bien que beaucoup d'entre nous tergiversent lorsqu'il s'agit de s'organiser, il est surprenant de découvrir que les entreprises américaines perdent plus de 89 milliards de dollars chaque année en raison de la désorganisation, selon une étude de 2010 de Brother International Corporation. Si vos employés ne peuvent pas faire leur travail de bureau normal parce que le système est en panne, demandez-leur d'utiliser le temps pour organiser l'espace de bureau et créer un plan de gestion des enregistrements. La gestion des documents est un élément essentiel de l'organisation : elle réduira les coûts de stockage et d'archivage de votre entreprise en éliminant les formalités administratives inutiles, elle permettra au personnel de trouver les informations plus rapidement et elle garantira que votre entreprise respecte les obligations légales de conservation des documents.

Procédures

Utilisez le temps pendant que le système est en panne pour développer et mettre à jour des manuels de procédures pour les opérations et les ressources humaines. Selon une étude de Glenn McEvoy publiée dans le Journal of Small Business Management, le manque ou l'inefficacité des pratiques en matière de ressources humaines est la principale raison de l'échec des petites entreprises. Si votre entreprise dispose déjà d'une politique et de procédures existantes, prenez le temps de vérifier l'exactitude des manuels. Assurez-vous que les processus suivis par votre personnel sont les mêmes que ceux décrits dans la politique et vérifiez que chaque ligne directrice est conforme à la législation en vigueur. Si vous n'avez pas encore créé de procédures, commencez par effectuer une analyse SWOT des forces, faiblesses, opportunités et menaces de l'organisation. Passez en revue la mission et la stratégie de l'entreprise, identifiez les réalisations critiques à court et à long terme que vous espérez accomplir, puis développez des procédures pour résoudre les problèmes que vous découvrez dans votre analyse.

Formation

Passez en revue les mandats de formation requis par votre état. Certains États - y compris, mais sans s'y limiter, la Californie, le Connecticut, l'Illinois, le Maine et le New Hampshire - exigent que les entreprises fournissent une formation anti-harcèlement spécifique aux employés. Votre entreprise serait probablement obligée de fournir cette formation à un moment donné de toute façon, il est donc logique d'utiliser une journée autrement improductive lorsque les systèmes sont en panne pour la formation, et de continuer votre travail régulier le jour où la formation était initialement prévue. D'autres alternatives incluent la formation en cours d'emploi du personnel nouveau et inexpérimenté, et la formation mutuelle des membres du personnel sur diverses fonctions afin que la couverture soit disponible lorsque les membres du personnel sont malades ou ont besoin d'assistance.

Des plans d'urgence

Une défaillance inattendue du système vous donne l'occasion idéale de tester vos plans d'urgence. Utilisez votre expérience en temps réel des problèmes qui surviennent sans le système pour identifier les failles dans vos documents de planification de continuité actuels. Si vous n'avez pas encore de plan de continuité des activités, c'est le moment idéal pour en développer un, en utilisant votre expérience avec cette défaillance du système. Identifiez si vos employés doivent maintenir une liste manuelle des informations client, trouver un emplacement hors site pour effectuer le travail de votre entreprise ou augmenter votre capacité de stockage pour les documents de sauvegarde du système.

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